Onboarding bij millennials: veeg het traditionele plan van tafel

Door: Heleen Ernst

Een sterk onboardingprogramma is essentieel om millennials te laten ‘landen’ in de organisatie. Zodat ze zich sneller thuis voelen en minder snel weer vertrekken. Haal meer uit uw onboardingprogramma met een niet-traditionele aanpak. Ik geef u graag enkele tips.

Onboarding kan heel waardevol zijn als het wordt ingezet waarvoor het bedoeld is. Als het van een verplicht nummer naar een werkend ‘integratieplan’ wordt getild. Want uit cijfers blijkt dat 20% van het verloop plaatsvindt binnen de eerste 45 dagen. 5% stopt zelfs al na de eerste tegenvallende werkdag. Een goed onboardingprogramma helpt dit te voorkomen.

De verloopcijfers liegen er niet om. Maar dat is niet de enige reden voor doordachte onboarding. Millennials verwachten bepaalde onboardingactiviteiten: informatie over de bedrijfsregels en het beleid, een rondleiding én toegang tot de benodigde systemen waarmee ze in hun werk te maken krijgen. En een vast aanspreekpunt en goede begeleiding. En dat op een manier die past bij hun leefwereld en behoeften.

Genoeg redenen om een punt te zetten achter het traditionele onboardingproces inclusief handige informatieboekjes. En een millennialproof alternatief te lanceren. Doe uw voordeel met mijn tips.

Tip #1: Begin eens achteraan
Exitgesprekken zijn het ideale moment om eerlijke feedback te verzamelen. Wat hebben collega’s gemist in hun werk én wat kan er beter in de onboarding? Met deze informatie kun je de onboarding nog beter afstemmen op de wensen van nieuwe millennial-collega’s. Begin dus eens achteraan als je een onboardingprogramma gaat opstellen.

Tip #2: maak van onboarding een ongoing proces
Steeds meer organisaties hebben een onboardingprogramma om collega’s in te werken, hen wegwijs te maken en hen voeling te laten krijgen met de organisatie. Maar wat er vaak gebeurt is dat er een onboardingprogramma wordt uitgevoerd op de eerste werkdag. Terwijl medewerkers tijd nodig hebben om te aarden en het programma dus langer dan een dag moet zijn.

Zo’n ongoing onboarding kun je bijvoorbeeld inrichten rond een medewerkerstevredenheidstest die je periodiek afneemt. Stel daarin vragen als: voldoet je werk en de organisatie aan je verwachtingen, klopt de informatie die je hebt gekregen met de praktijk? Zo ontdek je of de medewerker echt ‘landt’ en kun je bijsturen als dat nodig is.

Tip #3: breng resultaten van onboarding in kaart
Of een onboardingtraject geslaagd is, kunt u op verschillende manieren beoordelen. Voor u is de onboarding misschien geslaagd als de nieuwe medewerker alle tools heeft om aan de slag te gaan. Voor de millennials kan het daarnaast essentieel zijn om te weten wie hun aanspreekpunt is, welke ongeschreven regels er zijn en om aansluiting te hebben met collega’s.

Stel dus twee ‘checklists’ samen: een voor de doelen die u wilt behalen en één voor de doelen die nieuwe medewerkers willen behalen. Monitor vervolgens hoe het er met die doelen voor staat. Dat kunt u digitaal inregelen of tijdens gesprekken vaststellen. Zo weet u precies of de onboarding geslaagd is en waaraan u met de nieuwe collega nog kunt werken.

Tip #4: neem initiatief, benader millennials zélf
Millennials zullen niet snel uit zichzelf naar u toekomen met (hulp)vragen. Daarom is het belangrijk om tijdens de onboardingperiode zelf het initiatief te nemen. En een praatje met ze aan te knopen. Zodat zij het gevoel hebben dat u oog hebt voor hen. Als u erom vraagt zijn zij zeker bereid feedback te geven. Maar als u het afdoet met: ‘je weet me te vinden als je vragen hebt’, dan zult u daarop van millennials weinig respons ontvangen.

Tip #5: benoem zingeving
Wat mag er nu echt niet ontbreken in een onboardingtraject? Voor millennials is zingeving belangrijk in werk, zij willen iets bijdragen aan de samenleving. Besteed daar dus in de onboarding al aandacht aan. Laat collega’s vertellen hoe zij die zingeving ervaren en vertel meer over wat de organisatie maatschappelijk betrokken maakt. Zo voorkomt u dat millennials binnen korte tijd vertrekken omdat ze het gevoel hebben dat het werk wat zij doen niet écht van belang is.

Tip #6: geef collega’s de leiding
Onboarding is vaak een taak van HR. Terwijl dit niet de voorkeur heeft van millennials. Zij zien graag dat iemand van hun eigen afdeling, een manager, directe collega of trainer het voortouw neemt. Maak dus bij het opzetten van uw nieuwe onboardingprogramma duidelijke afspraken over wie de zichtbare leiding neemt. En leg vast welke taken HR hierin heeft.

Meer weten?
Wilt u advies over hoe u uw onboarding millennialproof kunt inrichten? Neem contact op met een van de experts van Millennialproof. Zij laten u graag zien welke onboardingkansen u kunt benutten om verloop te verminderen.